¿Qué es la accesibilidad en documentos digitales?
La accesibilidad en documentos digitales consiste en preparar y organizar archivos como Word, Excel, PowerPoint o PDF para que puedan ser consultados por todas las personas, sin importar si tienen o no una discapacidad.
Esto significa que alguien con discapacidad visual pueda usar un lector de pantalla para “escuchar” el contenido, o que alguien con dificultades cognitivas pueda entenderlo mejor gracias a un diseño claro y ordenado.
Por eso es importante que como funcionario asegures desde un principio la accesibilidad en los documentos que generas, por un lado los programas de Office tienen las herramientas para revisar y corregir los errores, y haciendo esto es más facil crear un PDF accesible desde esos formatos. Y si el PDF ya existe, Acrobat Professional también te permite corregir y ajustar lo que muestre su herramienta de revisión de accesibilidad.
Hacer accesible un documento digital no se trata de poner negrilla o cursiva, centrar o justificar un texto o agregar colores a una tabla. Ninguno de estos atributos ofrece accesibilidad ¿Sabías que los programas de Office tienen las herramientas para hacerlos totalmente accesibles?
La accesibilidad tiene que ver con aspectos como:
- Usar estilos de títulos en lugar de cambiar manualmente el tamaño del texto.
- Escribir descripciones (texto alternativo) en las imágenes, gráficos o tablas.
- Evitar frases muy largas y lenguaje complejo
- Asegurar que los contrastes de color permitan una lectura fácil.
- Ordenar correctamente los elementos para que un lector de pantalla los interprete en secuencia lógica.
Los programas de Office ya incluyen herramientas para crear documentos accesibles de manera sencilla, como el Comprobador de accesibilidad que nos indica los ajustes que debemos hacer.
1. Word, Excel, PowerPoint y PDF para todos
La accesibilidad aplica a los archivos que usamos diariamente:
- Word (.docx): para redactar informes, circulares, manuales o guías.
- Excel (.xlsx): para manejar listados, indicadores o tablas que luego puedan ser leídas sin confusión.
- PowerPoint (.pptx): para presentaciones claras y fáciles de comprender.
- PDF (.pdf): que se generan desde Office o programas especializados y permiten distribuir información de forma más segura.
Un PDF accesible no es cualquier PDF. Si simplemente lo “guardamos como imagen” o lo exportamos mal, las personas que usan lectores de pantalla no podrán leerlo. Por eso es fundamental usar herramientas como Adobe Acrobat Pro para revisar la accesibilidad y asegurarse que el contenido está estructurado correctamente.
En el siguiente PDF puedes consultar consejos y tips para aplicar algunos parámetros de accesibilidad en documentos o archivos de Illustrator. Aplica para diseñadores o personas que deben manejar el software.
2. ¿Por qué es importante para la ANT?
En la Agencia Nacional de Tierras producimos documentos que son consultados por campesinos, comunidades, entidades del Estado y la ciudadanía en general. Garantizar que esos documentos sean accesibles significa:
- Cumplir con las normas de accesibilidad establecidas por el Estado colombiano.
- Asegurar que la información pública pueda ser entendida y utilizada por cualquier persona, incluso quienes tengan discapacidad visual, auditiva o cognitiva.
- Fomentar la inclusión y la equidad en el acceso a la información.
Un documento accesible no sólo beneficia a las personas con discapacidad, también mejora la experiencia para todos: lectura más clara, organización más lógica, búsquedas más fáciles y menos barreras de comprensión.