Autorización del titular
Ley 1581 de 2012 – Artículo 9
“Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior”
Características de la autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Nota: Esta autorización deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Formatos y ejemplos de formularios de autorización
La Agencia Nacional de Tierras (ANT) está comprometida con la protección de datos personales. Su política de protección de datos establece que deben garantizarse los derechos de los ciudadanos sobre sus datos personales, asegurando la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información. La ANT utiliza controles para mitigar riesgos y garantizar que los datos se manejen de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y otros decretos relacionados con la protección de datos personales en Colombia.
Derechos de los titulares
Los Titulares de los Datos Personales contenidos en Bases de Datos Personales que reposan en los archivos de La Agencia Nacional de Tierras podrán ejercer de forma gratuita e ilimitada los derechos que a continuación se mencionan, en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia y todos aquellos funcionarios o contratistas deberán velar por el respeto de los derechos de los titulares en todo momento:
Derecho al acceso, de forma gratuita, a la información personal objeto de tratamiento (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento.
Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales. Mediante presentación de un reclamo escrito de Conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La revocatoria y/o supresión del dato se puede solicitar en los siguientes casos:
- Cuando considere que los datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Cuando se haya superado el periodo para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados los datos.
La revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos personales podrá llevarse a cabo siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual de mantener los mismos.
Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Derecho a ser informado por parte del responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.
Derecho a abstenerse de las respuestas que versen sobre preguntas de datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Características
Para los casos en los que ANT deba recolectar la autorización, ésta tendrá que ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior y cumplir con los siguientes presupuestos:
Previa: La autorización debe darse antes de proceder con el tratamiento.
Expresa: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.
Informada: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y los efectos que pueden derivarse del tratamiento de estos.
La autorización del Titular no será necesaria en los siguientes casos:
- Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
Sin embargo, frente a este punto es importante tener en cuenta que de acuerdo con la ley 1581 de 2012, cuando se establece que el tratamiento de los datos personales se realiza por parte de una Entidad Pública en ejercicio de las funciones inherentes o propias de la misma, las Entidades públicas no están obligadas a recolectar la autorización de los titulares. Sin embargo, esto no exime de la responsabilidad que tienen las entidades de cumplir con todo el resto de normatividad para salvaguardar y proteger los datos personales. Adicionalmente es importante mencionar que, si se recogen datos personales para finalidades distintas al ejercicio de sus funciones, se necesita autorización previa, expresa e informada, cuando los datos no son de naturaleza pública.
No estar obligado a obtener la autorización del titular cuando se está en ejercicio de funciones públicas, no implica que la entidad se pueda sustraer del cumplimiento de los demás deberes como Responsable o Encargado del Tratamiento. Así mismo, es importante recordar que aquellas bases de datos que expresamente están por fuera del ámbito de aplicación que norma conforme al Artículo 2º de la Ley 1581 de 2012, deben cumplir con los principios enumerados en el artículo 4º. de la misma norma. - Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
- En casos de emergencia médica o sanitaria.
- Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas
Datos de categoría especial
Para el tratamiento de un dato personal de un niño, niña o adolescente, la autorización previa para dicho tratamiento debe ser otorgada por los padres o por el representante legal del menor, y se aplicará lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
En la medida de lo posible, debe contarse con la opinión del niño, niña y adolescente, de acuerdo con lo establecido en la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.
Los requisitos para la autorización de niños, niñas y adolescentes serán los mismos de la autorización general de tratamiento de datos personales.
En desarrollo de las actividades que realiza La Agencia Nacional de Tierras como responsable, podrá recolectar datos de carácter sensible tales como los de salud, datos biométricos, datos de orientación sexual, identidad de género entre otros.
En los casos en los que se recolecten datos de carácter sensible se debe tener en cuenta la necesidad y finalidad del tratamiento. El artículo 6º de la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos personales sensibles, a menos de que se encuentre incurso en alguna de las siguientes excepciones:
- El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
- El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias.
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular. El acceso, circulación y tratamiento de datos sensibles será restringido, limitado y con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo con lo establecido por la normatividad vigente.
Recolección de datos
La recolección de datos personales usados y almacenados por la Agencia Nacional de Tierras se realiza mediante los siguientes canales:
- A través de los formularios de “contáctenos” ubicados en la página web de La Agencia Nacional de Tierras.
- Formularios de PQR.
- Encuesta PQRS
- Línea de WhatsApp
- Hojas de vida
- Contrato.
- Cámaras de seguridad de la Agencia Nacional de Tierras.
- Formatos de afiliación a la EPS, ARL.
- Examen pre ocupacional.
• Hojas de Vida de contratistas.
• Contratos de prestación de servicios.
• Formularios de orden de pago.
• Documentos de antecedentes judiciales, fiscales, disciplinarios, entre otros.
• Certificados de vacunación.
• Certificaciones académicas.
• Certificados Laborales.
• Documento de identificación.
• Tarjeta profesional.
• Certificado de afiliaciones a seguridad social.
• RUT.
• Examen pre ocupacional.
• Declaración de Bienes y Rentas y conflicto de intereses.
• Cámaras de seguridad de la Agencia Nacional de Tierras
En general los medios de recolección son:
- Centro de Atención al Ciudadano.
- Información solicitada para la vinculación de funcionarios, contratistas y proveedores
- Radicación de Consultas, Peticiones y Reclamos.
- Página web www.ant.gov.co
- Durante el proceso de vinculación como contratista o servidor público.
- Formatos de asistencia a reuniones y capacitaciones
- Videovigilancia y puntos de acceso físico
Esta autorización se debe recolectar y anexar al Expediente laboral
Hace parte del checklist de documentos para la Legalización del contrato